Au-pair-Matching: Wie lange dauert es wirklich?

Anna hatte sich Anfang Oktober den 1. Januar als Starttermin in den Kalender geschrieben und fühlte sich gut organisiert. Ihre Elternzeit endete in der ersten Januarwoche, der Kita-Platz für den Sohn gab es erst im Frühjahr, und ein Au-pair sollte die Lücke füllen. Sie meldete sich in derselben Woche an, schrieb ihr Familienprofil an einem Sonntag fertig und erzählte ihrer Schwester, das Schwierigste sei geschafft.

Mitte November hatte sie zwei Videogespräche geführt, eine Kandidatin meldete sich nicht mehr, und die Agentur fragte, ob die Termine flexibel seien. Niemand hatte Anna gesagt, dass das Matching nur die Mitte des Zeitplans ist. Danach kommen Visum, Papiere und Flug, und jeder dieser Schritte hat seine eigene Uhr. Im Oktober war der Starttermin machbar. Im November hing er davon ab, dass alles glattläuft.

Dieser Beitrag ist der Zeitplan, den Anna nicht hatte. Er deckt das US-Programm (J-1, über Agenturen) und Deutschland ab, und er ist von Anfang an ehrlich: Einen verlässlichen Durchschnitt veröffentlicht niemand. Agenturen nennen Spannen, die Spannen unterscheiden sich, und die meisten stehen auf den Seiten der Agenturen selbst. Jede Zahl unten nennt ihre Quelle. Wo wir nur einen Rat geben, sagen wir das.

Wie sich dieser Beitrag vom Interview-Ratgeber unterscheidet: Der Matching-Leitfaden erklärt, wie du Gespräche führst und auswählst. Hier geht es darum, wie lange das Ganze dauert und wie viele Gespräche du einplanst. Lies zuerst diesen Beitrag für deine Termine, dann den Leitfaden für die Gespräche.

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Die kurze Antwort

Für die USA haben wir diese Angaben mit Quelle gefunden. Sie stammen von Agenturseiten, nicht aus unabhängiger Forschung. Lies sie als das, was Agenturen Familien sagen, nicht als Garantie.

Für Deutschland haben wir keine vergleichbare veröffentlichte Zahl gefunden. Die Bundesagentur für Arbeit sagt nichts dazu, wie lange eine Suche dauert oder wie früh man anfangen sollte. Was sie zum Ablauf sagt, ist für deinen Kalender wichtig, dazu weiter unten mehr.

Kernpunkt: Plane vom Tag aus, an dem das Au-pair bei dir sein soll, rückwärts, und behandle jede Angabe als Spanne. Landet deine Rückwärtsrechnung in der Vergangenheit, bist du im Kurzfrist-Bereich, und der hat einen eigenen Abschnitt.

Warum es keine einzelne Zahl gibt

Zwei Familien mit demselben Starttermin können eine sehr unterschiedliche Suche erleben. Agenturen nennen immer dieselben Gründe, und es lohnt sich, sie mit deiner Lage abzugleichen.

AuPairCare schreibt, die Dauer hänge von „profile, flexibility, and the time of year“ ab, und „families search most actively in spring and summer for fall arrivals“ (AuPairCare). Die Seite richtet sich an Au-pairs und beschreibt also die Sicht der Bewerberinnen. Die Logik gilt aber auch für dich: In der Hochsaison konkurrierst du mit anderen Familien um dieselben Menschen.

Was du beeinflussen kannst

• Flexibilität beim Datum: AuPairCare nennt, dass Au-pairs mit flexiblen Startterminen schneller vermittelt werden. Für Familien ist das plausibel, die Seite sagt es aber nicht. Ein Zeitfenster von zwei Wochen ist leichter zu füllen als ein einzelner Tag.
• Dein Profil: Ein konkretes, ehrliches Profil bringt besser passende Kandidatinnen. Wie das geht, steht in Gastfamilien-Profil schreiben.
• Deine Muss-Kriterien: Jedes Muss (Führerschein, Erfahrung mit Babys, eine bestimmte Sprache) verkleinert die Auswahl. Halte die Liste kurz und echt.
• Wie schnell du antwortest: Wer eine Woche auf deine Antwort wartet, spricht dann vielleicht schon mit einer anderen Familie. Das ist unser Rat, keine belegte Zahl.

Was du nicht beeinflussen kannst

• Die Jahreszeit. Frühjahr und Sommer sind laut der Seite oben die Hauptsuchzeit für Herbstankünfte.
• Die Visabearbeitung. In den USA braucht das Au-pair ein J-1-Visum und ein Training vor der Abreise (Au Pair USA). In Deutschland hängt es von der Vertretung und der Ausländerbehörde ab.
• Die Kündigungsfrist der Kandidatin. Viele Au-pairs beenden erst Schule, Job oder Studium, bevor sie losfliegen können.

Wie viele Videogespräche du einplanst

Die einzige belegte Zahl stammt von einer Agentur: AuPairCare sagt, „most families conduct one to three interviews before deciding“, und für Au-pairs sei es „normal“, mit mehr als einer Familie zu sprechen. Beide Seiten vergleichen also.

Der Rahmen ist einfach. In den USA verlangt die Vorschrift, dass die Gastfamilie das Au-pair vor der Abreise telefonisch interviewt hat (22 CFR § 62.31(e)). Das ist die rechtliche Untergrenze: ein Gespräch. Dass ein Gespräch reicht, um zu wissen, ob ihr zusammenpasst, steht dort nicht.

Ein Ablauf, der zu den meisten Haushalten passt

Das ist unser Vorschlag, keine Vorgabe und kein Durchschnitt. Er folgt dem Aufbau im Interview-Leitfaden.

1. Gespräch eins (30 bis 45 Minuten): Kennenlernen. Sprecht über die Kinder, den Tagesablauf und darüber, warum die Person Au-pair werden will.
2. Gespräch zwei (45 bis 60 Minuten): Details. Geht einen normalen Wochentag durch, die Zeiten, die Hausregeln und eine Situation, die dir Sorgen macht.
3. Ein kurzes Referenzgespräch: mit einer früheren Familie oder Arbeitgeberin, falls es eine gibt.
4. Gespräch drei, nur bei Bedarf: ein lockeres Gespräch mit den Kindern dabei oder die Klärung einer offenen Frage.

Zwei Kandidatinnen in der zweiten Runde sind eine gesündere Lage als eine. Mit nur einer wählst du nicht, du hoffst.

Kernpunkt: Zähle Gespräche nach Entscheidungen, nicht nach Anzahl. Du bist fertig, wenn beide Seiten den Wochentag, die Zeiten, das Haus und den Bedarf der Kinder gesehen haben und niemand mehr rät.

Ein realistischer Zeitplan, Schritt für Schritt

Hier die Reihenfolge, mit belegten Spannen, wo wir welche haben. Die Summe am Ende addiert Angaben zweier Agenturen. Sie zeigt also die Größenordnung und ist kein Versprechen.

Vereinigte Staaten 🇺🇸

🇺🇸 Dieser Abschnitt behandelt das US-Programm J-1 für Au-pairs. In den USA muss der Sponsor, eine nach den Regeln des Außenministeriums zugelassene Agentur, die Gastfamilie vor der Abreise des Au-pairs sichern (22 CFR § 62.31(e)), deshalb gelten ihre eigenen Zeiten.

• Bewerbung und Freigabe: Du füllst dein Profil aus und durchläufst die Prüfungen der Agentur. Zur Dauer dieses Schritts haben wir keine Angabe gefunden.
• Matching: 2 bis 12 Wochen nach der Freigabe, laut AuPairCare.
• Vom Match bis zur Ankunft: mindestens sechs bis acht Wochen bei einem Au-pair aus dem Ausland, laut Au Pair USA. Darin stecken J-1-Visum, Training und Reise.
• Ankunft: Das Au-pair kommt an und startet. Die Vorschrift verlangt, dass der örtliche Betreuer der Agentur das Au-pair innerhalb von zwei Wochen nach der Ankunft persönlich trifft (22 CFR § 62.31(i)).

Beide Spannen zusammen ergeben grob 8 bis 20 Wochen von der freigegebenen Bewerbung bis zum Au-pair bei dir zu Hause. Liegt dein Starttermin näher, spring zum Kurzfrist-Abschnitt. Behalte außerdem die Einreise- und Aufenthaltsregeln im Blick: Den aktuellen Stand erklärt unser Beitrag zur J-1-Aufenthaltsdauer.

Deutschland 🇩🇪

🇩🇪 Dieser Abschnitt behandelt Deutschland. Die Angaben stammen aus deutschen Behördenquellen.

Die Bundesagentur für Arbeit empfiehlt, eine Vermittlungsagentur zu kontaktieren („am besten kontaktierst du eine Vermittlungsagentur“), und sagt, Agenturen prüften sowohl Bewerber als auch Gastfamilien (Bundesagentur für Arbeit). Viele Familien suchen trotzdem selbst über Plattformen. In beiden Fällen ist die Reihenfolge danach gleich:

1. Match finden und vereinbaren: keine amtliche Dauer.
2. Au-pair-Vertrag unterschreiben. Er legt Beginn und Ende fest, mindestens sechs und höchstens zwölf Monate (Merkblatt der BA).
3. Visum oder Aufenthaltserlaubnis. Das hängt von der Staatsangehörigkeit ab. Staatsangehörige von Australien, Israel, Japan, Kanada, Neuseeland, Südkorea, dem Vereinigten Königreich und den USA können ohne Visum einreisen und den Aufenthaltstitel nach der Ankunft bei der Ausländerbehörde beantragen (§ 41 AufenthV). Alle anderen brauchen vor der Reise ein nationales Visum bei der deutschen Auslandsvertretung.
4. Reise und Ankunft.

Beim Visum rät die Bundesagentur, so früh wie möglich vor dem geplanten Start zu beantragen, und Termine bei manchen Vertretungen sind Monate im Voraus vergeben. Unser Visum-Zeitplan geht Reihenfolge und Fristen durch, auch die Altersgrenze von 27, die nicht überschritten sein darf, bevor die Ausländerbehörde entscheidet (Merkblatt der BA).

Kernpunkt: In Deutschland ist das Match oft der schnelle Teil. Die Warteschlange für Visum und Termin kann dein Kalender nicht verkürzen. Frag deshalb früh nach der Staatsangehörigkeit der Kandidatin.

Wenn der Starttermin nah ist

Angenommen, es sind noch acht Wochen und du hast kein Match. Manche Wege sind langsamer, als sie aussehen, andere schneller. Alles Folgende beschränkt sich auf das, was die Quellen sagen, plus unseren Rat, den wir kennzeichnen.

Au-pairs im Rematch

Au Pair USA schreibt, Au-pairs im Rematch müssten „typically“ innerhalb von zwei Wochen ein neues Match finden (Au Pair USA). Damit sind sie der schnellste Weg zu einem Starttermin in den USA, weil sie schon im Land sind. Sie entscheiden aber auch schnell, sei also bereit, innerhalb von ein, zwei Tagen ein Gespräch zu führen. Was ein solches Au-pair hinter sich hat, erklärt unser Rematch-Ratgeber.

Au-pairs mit Verlängerung in den USA

Dieselbe Quelle sagt, bei einem Au-pair in der Verlängerung müsse man je nach Beginn der Verlängerung „six weeks or more“ warten. Nicht automatisch schneller, aber manchmal früher als eine Ankunft aus dem Ausland.

Weite das Zeitfenster, nicht die Ansprüche

• Nenne einen Startzeitraum statt eines Tages.
• Streiche Muss-Kriterien, die nur Wünsche sind. Behalte alles zur Sicherheit, etwa die Anforderungen bei Babys im nächsten Abschnitt.
• Organisiere eine Brücke. Großeltern, eine Babysitterin oder einige Wochen Kita verschaffen dir die Zeit, die keine Abkürzung beim Matching bringt. (Unser Rat, ohne Quelle.)
• Überspring die Gespräche nicht. Ein übereiltes Match kostet meist mehr Wochen als ein später Start, denn ein gescheitertes Match heißt: Suche von vorn, mit dem Baby schon zu Hause.

Matching bei Säuglingen

Ist dein Kind unter zwei, sind die Regeln in den USA strenger, und sie bestimmen, wen du wählen darfst.

Die Vorschrift 22 CFR § 62.31 sagt:

• Kinder unter zwei Jahren: Das Au-pair braucht mindestens 200 Stunden dokumentierte Erfahrung in der Säuglingsbetreuung (Absatz (e)).
• Kinder unter drei Monaten: Ein Elternteil oder ein anderer verantwortlicher Erwachsener muss im Haus sein (Absatz (e)).
• Schulung: Vor der Vermittlung erhalten Au-pairs mindestens acht Stunden Sicherheitsunterricht für Kinder, davon mindestens vier zu Säuglingen und mindestens vier speziell zu Kindern unter zwei (Absatz (g)).

Frag jede Kandidatin nach den dokumentierten Stunden und was sie abdeckten: Nächte, Füttern, welches Alter, bei wem. 200 Stunden bei einem ruhigen Baby sind nicht dasselbe wie 200 Stunden bei mehreren. Frag dann, was sie tun würde, wenn das Baby um drei Uhr nachts nicht aufhört zu schreien und du nicht zu Hause bist. Im Interview-Leitfaden steht, wie solche Situationsfragen funktionieren.

Für Deutschland haben wir in den Unterlagen der Bundesagentur keine vergleichbare Pflichtstundenzahl gefunden. Frag deine Agentur, was sie prüft, und leg dein eigenes Mindestmaß fest: schriftliche Referenzen aus Babysitter- oder Betreuungsjobs mit Babys.

Kernpunkt: Babys verkleinern die Auswahl. Fang früher an, als der Rest dieses Beitrags nahelegt, und frag nach dem echten Tagesablauf des Babys statt nach allgemeiner Kinderliebe.

Fragen an die Agentur, bevor du startest

Die Spanne einer Agentur hilft nur, wenn du weißt, was sie misst. Stell diese Fragen, bevor du zahlst oder dich anmeldest, und schreib die Antworten auf.

• Wann beginnt die Uhr? Bei der Anmeldung, bei der Freigabe deiner Bewerbung oder beim ersten Profilaufruf? Die „2 bis 12 Wochen“ von AuPairCare beginnen mit der Freigabe.
• Wie viele Kandidatinnen sehe ich, und wie schnell? Eine Auswahl in Tagen ist etwas anderes als Zugang zu einem durchsuchbaren Pool.
• Wer organisiert die Gespräche? Manche Agenturen vereinbaren die Termine, auf anderen Wegen meldest du dich selbst.
• Was passiert, wenn das Match vor der Ankunft platzt? Frag, ob du wieder bei null beginnst oder deinen Platz behältst.
• Was war der schnellste Starttermin, den ihr zuletzt vermittelt habt, und für welche Familie? Ein konkretes Beispiel ist mehr wert als eine Broschürenspanne.

Dein Countdown

• 16 bis 20 Wochen vorher: anmelden, Profil fertig machen, Muss-Kriterien und flexible Punkte festlegen. (Das obere Ende ist unsere grobe Summe von oben.)
• 12 bis 16 Wochen vorher: erste Videogespräche. Ziel: mindestens zwei Kandidatinnen in der zweiten Runde.
• 8 bis 12 Wochen vorher: entscheiden, Match oder Vertrag unterschreiben und sofort nach dem Visumweg fragen.
• Bis zur Ankunft: Zimmer vorbereiten, Hausregeln und Zeitplan teilen. Wie das geht, steht im Beitrag Zimmer einrichten und Ankunft vorbereiten.

Mit dem Match beginnt die eigentliche Arbeit des Jahres. Eine schriftliche Vereinbarung, ein gemeinsamer Wochenplan und Dokumente, die beide sehen können, halten die ersten Wochen ruhig. Hier hilft ein Werkzeug wie AuPairSync, weil Vertrag, Wochenplan und Notfallkontakte für euch beide an einem Ort liegen. Wie es danach weitergeht, zeigen das Au-pair-Jahr Monat für Monat und die Kostenübersicht.

Vorschriften ändern sich. Die Angaben in diesem Beitrag geben die Regeln und Agenturaussagen zum Veröffentlichungsdatum wieder. Prüfe aktuelle Anforderungen immer bei deiner Vermittlungsagentur oder der zuständigen Behörde.

Das große Ganze

Annas Starttermin hat sich um drei Wochen verschoben. Gerettet hat das Jahr kein schnelleres, sondern ein besseres Match: Sie nahm die dritte Kandidatin, die nach dem Nachtrhythmus des Babys fragte, bevor sie nach dem Gehalt fragte. Die Brücke waren ihre Schwiegermutter und viel Kaffee.

Das Matching fühlt sich an wie Warten, das man aushalten muss. Es ist aber die einzige Phase des Jahres, in der du noch alles ändern kannst. Gib ihm die Wochen, die es braucht, und die Monate danach werden leichter.

Du planst die Ankunft deines Au-pairs? Lade AuPairSync herunter, damit Vertrag, Zeitplan und Familieninfos von Anfang an geordnet sind.