Au-pair-Zeiterfassungs-App — ohne Schätzen in der Tabelle

AuPairSync gibt eurem Au-pair einen Stundenzettel, auf den sich beide Seiten verlassen können. Angenommenes Babysitting zählt von selbst, den Rest stempelt das Au-pair per Tap oder trägt ihn nach, und jede eingereichte Woche kommt zu euch zum Bestätigen.

Das Problem mit der Stundenliste per Hand

In vielen Au-pair-Familien werden die Stunden in einem Heft, in einer gemeinsamen Tabelle oder gar nicht notiert. Am Monatsende weiß niemand mehr genau, wann das Au-pair abends eingesprungen ist — und beide Seiten fangen an zu schätzen.

Genau daraus entsteht Spannung in einem Verhältnis, das sonst gut läuft. Au-pairs fürchten, zu kurz zu kommen; Gasteltern fürchten, die zulässige Arbeitszeit zu überschreiten.

Die Arbeitszeit von Au-pairs ist in den meisten Ländern geregelt. Eine saubere Erfassung ist damit nicht nur bequem, sondern Pflicht.

So erfasst AuPairSync die Stunden

1. Das Au-pair führt den Stundenzettel

Das Au-pair schaltet in der App „Stundenzettel führen“ ein, tippt zu Dienstbeginn einmal und zum Ende noch einmal oder trägt einen Tag mit „Zeit nachtragen“ später ein. Angenommene Babysitting-Anfragen zählen von selbst mit, mit der vereinbarten Start- und Endzeit. Bis eine Woche eingereicht ist, sieht niemand sonst die Stunden.

2. Woche einreichen, Woche bestätigen

Am Ende der Woche tippt das Au-pair auf „Woche einreichen“. Die Woche landet in eurem Stundenzettel unter „Wartet auf dich“, und ihr bestätigt sie oder fragt nach. Eine Woche mit Nachfrage bleibt offen, bis ihr euch einig seid, und bestätigte Wochen bleiben im Stundenzettel.

3. Vereinbarte Stunden, für beide sichtbar

Ihr tragt ein, was im Vertrag steht: das Wochensoll, die Höchstzeit am Tag und den Tag, an dem die Woche beginnt. Das Au-pair sieht diese Zahlen und jede Änderung daran, und eine Woche über der Vereinbarung zeigt, um wie viel.

Passend für euer Programm

0:45 · Englischer Ton, deutsche Untertitel

Ein Elternteil wählt das Programm, statt Zahlen einzutippen; das Au-pair sieht es, kann es aber nicht ändern. Es gibt vier Möglichkeiten: US-Au-pair (J-1) mit 45 Stunden pro Woche und 10 am Tag, US-EduCare (J-1) mit 30 und 10, Deutschland mit 30 Stunden pro Woche und 6 am Tag oder eure eigenen Zahlen. Bei den beiden J-1-Programmen warnt die App außerdem, bevor Babysitting oder ein Termin dem Au-pair einen freien Tag nimmt (das Programm verlangt 1½ pro Woche) oder das letzte freie Wochenende im Monat, und hält den Rest an bezahltem Urlaub im Blick. Bei Deutschland werden nur die Wochen- und Tagesstunden geprüft. Urlaub lässt sich als „Urlaub“ oder „Sonstiges“ beantragen. Das Konto zeigt den Anspruch, die genommenen Tage, die genehmigten Tage, die noch bevorstehen, und den Rest. Das Au-pair kann für einen einzelnen Tag einen Vormittag oder einen Nachmittag frei beantragen, und Eltern können das Konto um einen halben Tag anpassen, mit einer Begründung, die im Verlauf bleibt. Ein halber Tag steht als „Vormittag frei“ oder „Nachmittag frei“ im Kalender, in der Agenda und auf dem Dashboard, und ein halber Tag am Wochenende verbraucht keinen Urlaub.

Diese Warnungen richten sich nach dem Plan und helfen deshalb schon, bevor jemand eine Stunde notiert hat. Die Zahlen für Deutschland sind eine Orientierung aus dem Merkblatt der Bundesagentur für Arbeit für Au-pairs, kein Gesetz.

⚖️ Arbeitszeitregeln mit ihrer Quelle

Bei den Arbeitszeiten steht, woher die Grenzen eures Programms stammen: die Quelle, ihre Ausgabe und die Regelversion. Deutschland ist ein Programm neben den beiden US-Programmen, mit 30 Stunden pro Woche und 6 Stunden pro Tag als allgemeine Orientierung.

Wird ein Termin oder ein Babysitting geplant, prüft die App die geplanten Stunden des Tages und der Woche und meldet, wenn sie über der Grenze liegen. Eine eingereichte Woche behält die Regelversion, mit der sie geprüft wurde, und der Monatsbericht nennt Regelquelle und Regelversion. Das ist eine Orientierung, keine Rechtsberatung; prüft euren Vertrag und die Vorgaben eures Programms.

Was die Zeiterfassung in AuPairSync ausmacht

Ein Tap pro Dienst

Dienst per Tap beginnen und beenden. Vergessen? Dann wird die Zeit für den Tag nachgetragen. Angenommenes Babysitting steht schon drin.

Woche für Woche geklärt

Jede Woche wird geklärt, solange sich alle noch erinnern: vom Au-pair eingereicht, von euch bestätigt oder nachgefragt. Niemand muss einen Monat aus dem Gedächtnis zusammensetzen. Der Monatsbericht listet Stunden, freie Zeit, Taschengeld und Ausgaben eines Monats als PDF oder Tabelle auf, für die eigenen Unterlagen der Familie. Er ist kein amtliches, steuerliches oder rechtliches Dokument.

Grenzen im Blick

Jede Woche zeigt die Stunden neben dem, was ihr vereinbart habt. Im J-1-Programm warnt die App, bevor ein Plan einen freien Tag oder das letzte freie Wochenende kostet.

Nie wieder über Stunden diskutieren

AuPairSync ist in wenigen Minuten eingerichtet, und die Stunden sind Woche für Woche geklärt.