Freizeit-Anträge: So funktioniert das Beantragen, Genehmigen und Tracken von Au-Pair-Freizeit

Urlaubstage, Krankheitstage, ein Wochenendbesuch von der Familie aus der Heimat — freie Tage gehören zu jedem Au-Pair-Jahr. AuPairSync bietet dir einen einfachen Antrags- und Genehmigungsprozess, damit nichts untergeht: Dein Au Pair reicht einen Antrag ein, du prüfst ihn, und die genehmigten Tage landen automatisch im gemeinsamen Kalender.

Was du in diesem Guide lernst

1. Einen Freizeit-Antrag stellen (Au Pair)
2. Anträge prüfen und genehmigen oder ablehnen (Gasteltern)
3. Kommende und vergangene Freizeit im Blick behalten
4. Genehmigte Freizeit auf dem Dashboard und im Kalender sehen

Wo du Freizeit findest

Freizeit taucht an zwei Stellen auf:

• Dashboard — Ein "Time Off"-Bereich erscheint, sobald ein Antrag vorliegt, damit du keinen verpasst.
• Mehr-Menü → Time Off — Die vollständige Liste aller Anträge (ausstehend, genehmigt und abgelehnt).

Ausstehende Anträge werden direkt auf dem Dashboard mit Approve- und Deny-Buttons angezeigt — du kannst handeln, ohne irgendwohin navigieren zu müssen.

Schritt 1: Einen Antrag einreichen (Au Pair)

Wenn dein Au Pair frei braucht, öffnet es Mehr-Menü → Time Off und tippt auf den +-Button.

Das Antragsformular fragt drei Dinge ab:

• Startdatum — der erste freie Tag (heute oder ein zukünftiges Datum)
• Enddatum — der letzte freie Tag (kann der gleiche Tag sein für einen einzelnen freien Tag)
• Begründung — eine kurze Erklärung, warum die Freizeit gebraucht wird

Die App berechnet automatisch die Dauer und zeigt sie auf der Antragskarte an. Anträge können bis zu 30 Tage lang sein.

Tipp: Ermutige dein Au Pair, Kontext in die Begründung zu schreiben — "Meine Eltern kommen aus Schweden zu Besuch" ist viel leichter zu genehmigen als "Persönlich." Es hilft auch bei der Vertretungsplanung.

Nach dem Absenden erscheint der Antrag als Pending für Au Pair und Gasteltern.

Schritt 2: Einen Antrag prüfen (Gasteltern)

Wenn ein Antrag eingeht, sehen Gasteltern ihn an zwei Stellen:

Auf dem Dashboard

Der Time-Off-Bereich zeigt ein Badge mit der Anzahl ausstehender Anträge. Jede Karte zeigt den Namen des Au Pairs, Daten, Dauer, Begründung und zwei Buttons:

• Approve (grün) — öffnet das Genehmigungsformular
• Deny (rot) — öffnet das Ablehnungsformular

In der Time-Off-Liste

Tippe auf Mehr-Menü → Time Off für die vollständige Liste, gegliedert in Bereiche:

• Pending Requests — warten auf deine Entscheidung
• Approved — bestätigte Freizeit
• Denied — abgelehnte Anträge

Schritt 3: Genehmigen oder Ablehnen

Tippe auf Approve bei einem ausstehenden Antrag, um das Prüfungsformular zu öffnen. Es zeigt eine Zusammenfassung auf einen Blick:

• Dates — Start- und Enddatum
• Duration — Anzahl der Tage
• Reason — die vollständige Begründung deines Au Pairs

Unter der Zusammenfassung gibt es ein optionales Message-Feld, in dem du eine Nachricht hinterlassen kannst — "Viel Spaß mit deinen Eltern!" oder "Könnten wir auf den 15. verschieben?"

Tippe auf Approve zum Bestätigen. Der Antrag wechselt sofort in den Approved-Bereich, und das Status-Badge wird grün.

Ablehnen funktioniert genauso — tippe auf Deny, füge optional einen Grund hinzu ("Diese Woche ist schwierig wegen der Schulaufführung — könnten wir ein paar Tage verschieben?") und bestätige.

Wichtig: Ob du genehmigst oder ablehnst — antworte immer zeitnah. Dein Au Pair kann keine Reisepläne machen, solange ein Antrag in der Schwebe hängt. Versuche, innerhalb von 48 Stunden zu antworten.

Schritt 4: Was nach der Genehmigung passiert

Nach der Genehmigung erscheint die Freizeit an drei Stellen:

1. Time-Off-Liste — die Karte zeigt ein grünes "Approved"-Badge
2. Gemeinsamer Kalender — ein ganztägiges Event wird automatisch für die genehmigten Tage erstellt, sichtbar für die ganze Familie
3. Dashboard — kommende genehmigte Freizeit bleibt sichtbar, damit alle vorausplanen können

Dein Au Pair sieht den Genehmigungsstatus sofort — kein "Hast du meinen Antrag gesehen?" nötig.

Anträge verwalten

Einen Antrag bearbeiten

Au Pairs können ihre eigenen ausstehenden Anträge bearbeiten — nach links wischen auf der Karte zeigt die Bearbeiten-Option. Sobald ein Antrag genehmigt oder abgelehnt ist, kann er nicht mehr bearbeitet werden (stattdessen einen neuen einreichen).

Einen Antrag löschen

Sowohl Au Pairs (eigene Anträge) als auch Gasteltern können Anträge durch Wischen nach links löschen. Nutze das für doppelte oder versehentliche Einreichungen.

Abgelehnte Anträge

Abgelehnte Anträge bleiben in der Liste sichtbar, damit es einen Nachweis gibt. Wenn das Au Pair andere Daten beantragen möchte, reicht es einfach einen neuen Antrag ein.

Best Practices

• Erwartungen früh setzen — Vereinbare Vorlaufzeiten in deinen Hausregeln: 2 Wochen für Urlaub, 48 Stunden für einen persönlichen Tag.
• Schnell antworten — Ein ausstehender Antrag bedeutet, dein Au Pair wartet. Selbst ein kurzes "Gesehen, klären Vertretung" hilft.
• Das Nachrichtenfeld nutzen — Eine kurze Notiz zur Genehmigung ("Viel Spaß in Barcelona!") macht viel aus.
• Dashboard regelmäßig prüfen — Ausstehende Anträge tauchen dort auf, damit du sie nicht verpasst.
• Anträge ermutigen — Ein Au Pair, das nie nach Freizeit fragt, traut sich vielleicht nicht. Frag proaktiv nach.

Verwandte Guides

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Mehr erfahren

• Au Pair Freizeit und Urlaub: Wie viel steht zu, wie beantragt man ihn, und wie plant man die Vertretung? — Ein ausführlicher Guide zu Freizeit-Regeln, Vertretungsplanung und Konfliktlösung
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